Bij welk bedrijf je ook aankopen doet, je vind er altijd wel een kassa. Dit kan een heel eenvoudige kassa zijn, tot moderne kassa’s, zoals we die in de supermarkten tegenwoordig veel zien. Elk kassasysteem heeft zijn eigen voor- en nadelen en zijn vaak specifiek geschikt voor een bepaalde branche. Zo ook de horeca kassa’s. Als een horecaondernemer een kassa of kassasysteem moet aanschaffen, dan zijn er veel zaken waar hij aan moet denken. Een ding is in de horeca heel belangrijk met een horeca kassasysteem en dat is communicatie. Mensen kunnen fouten maken tijdens het communiceren, vandaar dat een horeca kassa de communicatie tussen bijvoorbeeld het personeel die het terras bedient en de keuken, kan overnemen. Ook kassasystemen voor hotels zijn hierbij mogelijk.
Waar moet een horeca kassa aan voldoen?
Veelal hoeven klanten bij een horecazaak na hun bestelling niet direct af te rekenen. Dit gebeurt meestal pas bij vertrek van de klant. Dit betekent wel, dat de bestelling in de tussenliggende periode verschillende keren kan wijzigen, doordat de klant nog wat besteld. Dit is niet wat een klassieke kassa aankan. Daar zal telkens afgerekend moeten worden, met telkens een nieuwe bestelling. Dit werkt niet functioneel en een horeca kassa zal dit wel aankunnen. Ook het bijhouden van reserveringen en het tafelbeheer is voor de horecaondernemer belangrijk om dit door zijn kassa te laten uitvoeren. Zo houdt de kassa exact bij welke ober welke tafel aan het bedienen is, zodat zowel per tafel als per ober een totaalomzet verkregen kan worden. Ook de interface van een horeca kassa is belangrijk. In een supermarkt wordt speciaal ruimte gecreëerd voor een heel kassasysteem, horecabedrijven hebben die ruimte vaak niet. Een moderne horeca kassa zal dan vaak ook een touchscreen zijn, die gemakkelijk te plaatsen is op bijvoorbeeld de bar.
De communicatie is van uitermate belang in de horeca. Een groot gedeelte van deze communicatie kan overgenomen worden door de kassa, wat de efficiëntie verhoogd. Het is vooral de communicatie met de keuken die erg belangrijk is. Een goed voorbeeld is vaak te zien in fastfood restaurants, waar een kassamedewerker de bestelling opneemt en invoert. Op hetzelfde moment ziet men in de keuken op een scherm de bestelling binnenkomen, zodat wanneer de klant nog aan het afrekenen is, de keuken al bezig is met de bestelling. Op terrassen zie je dikwijls de ober met een handheld of een tablet lopen. Zo kunnen zij een bestelling opnemen, wat direct naar de keuken wordt verzonden en de ober direct door kan naar de volgende tafel.
Soorten horeca kassa’s
Er zijn talloze horeca kassa’s, van veel verschillende merken. Allen hebben zo hun voor- en nadelen. Het is van belang voor de horecaondernemer dat hij zich zeer uitgebreid laat voorlichten. Een algemene naam voor een elektronische kassasysteem is een ECR (Electronic Cash Register). De eenvoudigste van dit soort is een kassa met druktoetsen, wat eigenlijk niet meer hanteerbaar is in een horecabedrijf. Dan is er nog een ECR met touchscreen, wat voor kleinere horecazaken nog best goed kan werken. Dan is er het uitgebreide ECR systeem met handhelds of tablets. Dit is een ideaal systeem voor drukke horecazaken, die veel klanten tegelijkertijd of achter elkaar af moeten bedienen.